Con una trayectoria de más de 20 años, la Fundación Correntina para la Sanidad Animal (FUCOSA) ejecuta, coordina y gerencia las actividades de la vacunación de ganado en la provincia de Corrientes. Se trata de una organización privada no gubernamental sin fines de lucro cuya misión es administrar y ejecutar las políticas y programas sanitarios emanados de las autoridades nacionales y provinciales.

Entrevistamos a Walter Cavia, Líder de proyecto, quien se refirió a la importancia de disponer de desarrollos a medida que den respuesta a los requerimientos operativos específicos de la actividad. Además, nos contó las diversas ventajas que obtuvo FUCOSA a partir de la implementación de Finnegans.

Luego que desde FUCOSA se tomara la decisión de incorporar un sistema de gestión, ¿cómo fue el inicio del proceso de implementación?

Yo conocía a la gente de SPro Consultora. Son muy buenos profesionales, trabajaron muy bien conmigo en la implementación del sistema en el Colegio de Escribanos del Chaco. Fue entonces que convocamos a Gustavo González, de SPro, para que haga un diagnóstico de la situación y nos diera su recomendación. Gustavo hizo un relevamiento muy completo y presentó su informe con las observaciones del caso. Era un proyecto desafiante. Empezamos a realizar toda la parte de facturación que es lo más específico y hecho muy a medida de FUCOSA. Como requeríamos varios desarrollos, teníamos una dependencia de software factory de Finnegans y eso quedó debidamente aclarado. Los tiempos se administraron para llegar al plazo establecido. Pudimos llevar a cabo un montón de desarrollos, a partir de definir bien los requerimientos de cada uno de ellos. En el medio de ese proceso se desató la pandemia. En este caso, se requería presencialidad. Es una actividad de mucha demanda presencial porque si bien es una entidad grande en lo operativo, en lo administrativo tiene una estructura reducida, lo cual también requiere de apoyo y presencia. Entonces la pandemia nos frenó un poco el proyecto. No obstante, seguimos trabajando con los desarrollos. Pasadas las restricciones más estrictas de la pandemia, pudimos empezar a probar los desarrollos y concretar la implementación al inicio de la segunda campaña anual de vacunación aftosa en toda la provincia. Al tener la entidad un mercado tan amplio, se necesitaron desarrollos muy específicos. Cubrir distintos tipos de productores, que tienen realidades diferentes, con tamaños, operaciones y administraciones diversas, requiere un sistema que permita darle respuesta a todos. Fueron muchos los desarrollos a medida que se encargaron y que están en funcionamiento.

¿Por qué sintieron la necesidad de un sistema de gestión?

Toda la gama de servicios que brinda FUCOSA y su realidad actual hacía necesario contar con un sistema de gestión y de facturación, integrado ya con contabilidad automática. La entidad no contaba con eso y era necesario pegar ese salto para tener una mejor herramienta que sirva no solo para la gestión sino también como base para futuros nuevos servicios que se están evaluando. FUCOSA es la única entidad que tiene la capacidad de llegar a todos los productores, desde el más pequeño hasta el más grande. Esta es una fortaleza que tiene la entidad para comenzar a pensar en nuevos servicios que se puedan brindar y darle así un nivel de crecimiento a FUCOSA, acompañando lo que es la incorporación de tecnología en el campo. Con la gente de SPro, estamos evaluando como una mejora para 2022 la posibilidad de eliminar el documento del acta de vacunación, que hoy se hace en papel por triplicado, y pasar a trabajarlo en formato digital. Un acta digital, donde el vacunador pueda realizar toda su tarea en el campo y luego cargar los datos en una tablet: tener la firma, la conformidad del responsable del establecimiento y eliminar así todo lo que sea papel. Luego esos datos se transmitirían directamente al sistema de Finnegans para poder ser controlados y facturados. El comité ejecutivo tiene claro que debe orientar el rumbo de la entidad y los nuevos servicios que se puedan ofrecer a una gama nueva, donde el factor tecnología es determinante. En eso estamos trabajando en esta etapa de implementación. En el cierre de la campaña dos, la segunda de 2021, contamos con la implementación ya realizada sobre facturación y cobranzas, todo en Finnegans. Con el equipo de SPro, no solo estamos trabajando el tema del acta digital sino también algo que SENASA nos exige, que es la implementación de un webservice. Como prioridad, necesitábamos pasar todo lo que era la información contable y de gestión a un sistema integrado, en la nube, con contabilidad automática, con reportes de gestión, con seguimiento. Es decir, todas las herramientas que Finnegans tiene en su estándar, como un sistema ERP. Necesitábamos contar con eso porque es la base para poder después ir incorporando otros servicios, que en algunos casos quizás se puedan integrar con Finnegans.

En ese contexto, ¿cuál fue el sector en el que sintieron que era más notoria esa necesidad de un software de gestión?

En la contabilidad, en el pago a proveedores. Otros déficits tenían que ver con órdenes de pago e integración. Además los cierres de balance eran muy complejos.

¿Pensás que se puede seguir digitalizando el rubro en el futuro inmediato?

Sí, totalmente. Tenemos un par de proyectos muy ambiciosos. Más allá de eso, el acta digital y el webservice con SENASA son los dos proyectos que hoy por hoy tenemos ya en el corto plazo para implementarlos. Ambos proyectos tienen estrecha relación con Finnegans porque van vinculados los dos: el acta digital va a generar datos que se van a llevar a Finnegans y el webservice va a tomar datos de Finnegans para llevarlos a SENASA.

Haciendo un balance de lo que fue hasta aquí el proceso, ¿cuáles fueron las principales mejoras que notaron a partir de la implementación del sistema?

Son muchas las mejoras e incluso todavía estamos viendo nuevas ventajas. Por ejemplo, la optimización de los tiempos de trabajo de los administrativos. El sistema sirvió para rever la forma de organizarse y recomendar mejoras de organización en la distribución del trabajo administrativo. Por otro lado, los reportes son muy buenos, son en línea. Cada operador puede hacer su formato de reportes. Eso es fundamental. Antes dependían del jefe de sistemas para generar información. Hoy ellos mismos pueden hacer sus reportes. Eso es muy positivo. El hecho de poder mostrar la cuenta corriente, descargarla y mostrársela al cliente también es muy bueno. Al tener todo online y poder ver la cuenta corriente, ver saldos consolidados y demás, eso les da ahora otra herramienta que les va a permitir generar una estrategia de cobranza que antes no existía debido a las limitaciones de información que había. El hecho de procesar las cobranzas en cada sucursal también es muy importante. Otra mejora fundamental tiene que ver con poder generar los recibos y que impacten de forma automática en línea. La operación en línea es fundamental porque antes tenían procesamiento descentralizado, entonces tenían cinco servers repartidos en la provincia. Una cobranza que se hacía en un lugar, recién se procesaba a la noche y al otro día se veía reflejado el recibo de esa cobranza. Eso en esta época ya no era viable. En síntesis, la generación de reportes y la posibilidad de estar más integrados a partir del hecho de operar online son los principales beneficios. Esto facilita la integración de lo administrativo. Otra mejora importante es el ingreso de los cheques en cartera. Al generar el recibo, el jefe administrativo ya ve el dato, tiene actualizada su cartera de cheques. Eso es fundamental. Sin duda, la contabilidad automática en línea, teniendo en una sola plataforma toda la operación de la entidad, es un aspecto determinante.

Sabemos que todo cambio suele traer aparejadas ciertas resistencias. ¿Qué recepción encontraron en el equipo de trabajo al emprender este proceso de digitalización?

Después de tantos años de estar acostumbrados a un sistema, la resistencia a lo nuevo aparece y se notó. Hubo que trabajar en eso y todavía lo estamos trabajando. Es clave el hecho de mostrarle a los usuarios las diferentes opciones que brinda el sistema. Además es fundamental el entendimiento de que esta herramienta le va a permitir a FUCOSA ir por nuevos servicios a futuro. Entonces no quedarse en el tiempo y modernizarse es parte del desafío. Esta herramienta nos va a posibilitar eso. También hay una cuestión generacional pero sobre todo juega un papel importante el acostumbramiento a una determinada manera de trabajo. Con respecto a lo generacional, la gente más joven suele ser más abierta y más perceptiva. Se adapta más rápidamente al cambio. Aumentando la edad, la recepción es un poco más acotada y hay que trabajarla. Esos casos demandan más tiempo pero en general el equipo va entendiendo los beneficios de los nuevos procesos. Parte del desafío de la entidad es ir capacitando al staff y mostrarle las ventajas de los cambios. Es importante hacer ver que si algo les lleva más tiempo es porque esa manera tiene un beneficio adicional para toda la entidad, para todas las partes que conforman el equipo. Todo esto es parte de una gestión del cambio que hay que ir haciendo.