Implementar un sistema ERP ya no es como solía ser: un implementador iba a tu empresa e instalaba el sistema. Hoy, existe una implementación que puede realizarse a distancia, online, y que es autoimplementada.
Es en ese “auto” en donde queremos detenernos. El proceso de implementación es llevado adelante por el cliente, más allá de que la empresa acompaña el 100% del camino.
Y para que un cliente logre una implementación exitosa, se le debe garantizar una capacitación que le de las herramientas necesarias.
¿Para qué y cómo debería ser una capacitación?
En el ámbito profesional, toda enseñanza tiene que estar sustentada en un propósito: qué voy a poder hacer mejor después de hacer este curso o presenciar esta clase.
Nadie quiere hacer un curso porque sí. Por lo tanto, el mismo tiene que estar orientado a acciones. En el caso de implementar un software de gestión, lo que se quiere enseñar es cómo funciona el sistema.
Por eso es esencial que la capacitación sea un listado de verbos: cómo realizar configuraciones; como cargar transacciones; como utilizar los informes; etcétera.
Y para que ese objetivo primordial se cumpla, las capacitaciones -al menos en Finnegans- están estructuradas de una forma particular.
Fragmentar la enseñanza
La fragmentación es clave, es uno de los pilares de la capacitación en línea. Sobre todo porque la atención que manejamos en estos tiempos que corren es cada vez es menor.
La capacitación nos requiere un poco más de atención, pero igual no hay que perder de vista que cada cosa enseñar tiene que servir para algo.
Antes de armar una capacitación sobre cada cosa específica que tiene el sistema, lo más inteligente es capacitar sobre el uso estándar del mismo.
Por supuesto, va a haber clientes que requieran personalización, pero ese es un capítulo aparte. Lo esencial es que todos sepan qué hace el sistema, cuáles son sus funcionalidades básicas.
En Finnegans, por ejemplo, el primer curso que abre el camino de implementación es el “Curso de Gestión Contable”.
Este consta de:
-Módulos autoguidados, subidos en el campus. Mayormente teóricos con sugerencias de ejercicios prácticos.
-12 clases en vivo, sincrónicas, donde un especialista oficia de guía. En este caso se prioriza la práctica y el análisis de situaciones.
Superado el primer curso, los clientes avanzan hacia una capacitación que pone el foco específicamente en la industria en donde se desarrollan y en las funcionalidades puntuales que el sistema ofrece a cada mercado (agro, constructoras, servicios, manufacturas, comercializadoras).
Finalmente se avanza a una tercera fase: 10 reuniones, uno a uno, entre el cliente y el/la consultor@ especializad@ en la industria, con quién van a terminar de implementar un sistema.
Este recorrido, que va de lo más básico a lo más complejo, permite sentar bases sólidas, asegurar que cada “escalón” está aprendido y posibilitar un buen uso del sistema.
Los puntos más importantes a la hora de enseñar y aprender
Hay varias claves que tanto una empresa como Finnegans y el cliente deben tener en cuenta:
- Implementar a través de capacitaciones es un trabajo en equipo, no hay nadie que trabaje solo.
- La comunicación: si hay dudas, si no se entendió algo, si perciben que hay parte de la metodología que no está funcionando, deben comunicarlo.
- El cliente lleva el liderazgo porque son ell@s quienes tienen el interés de implementar y necesitan involucrarse. Deben llevar adelante el proyecto de implementación y, por lo tanto, presenciar todas las capacitaciones.
- Las capacitaciones requieren tiempo. Hay que reservar horas semanales para poder tener constancia y darle continuidad al aprendizaje.
- Tienen que definirse responsables del proyecto: quiénes dan las capacitaciones y quiénes las reciben. Por más de que el sistema vaya a ser implementado por toda la empresa, debe haber alguien puntual que sea el que establezca el vínculo con l@s capacitador@s.
- El cliente que participa en los cursos debe tener en claro su objetivo: ¿para qué quiero implementar este sistema?, ¿en que me va a servir?, ¿estoy aprendiendo a hacerlo?
Ajustar y mejorar la capacitación: feedback y NPS
Al terminar una capacitación, lo que el cliente pueda decirnos de su camino va a servir siempre. Por eso, recomendamos enviar alguna encuesta para analizar el clima final.
Ese momento es clave para preguntar por:
- La calidad de los materiales. Si sirvieron, si agregarían más cosas, si sacarían, etc.
- Por las clases de l@s especialistas. Si hubo escucha, acompañamiento, si entendieron su forma de explicar.
- La calidad de las clases. Si, al finalizar, podían resumir lo que habían visto y serían capaces de aplicar lo explicado.
- Qué tan preparad@s se sienten para usar el software de gestión.
- Cómo creen que el ERP va a ayudar a su organización.
Luego está el famoso NPS (Net Promoter Score): una métrica que se utiliza para medir el nivel de satisfacción del cliente con, en este caso, las capacitaciones; así como la probabilidad de que recomiende este proceso a otras personas.
Ahora bien, todo este feedback, no puede quedar en la nada. Una vez recolectada esta información, debería coordinarse una reunión con quienes generan las capacitaciones y con aquellas personas que dan las clases. El objetivo: compartir y apoyar las buenas prácticas; y encontrar aquellos lugares en donde se puede aplicar una mejora.
Como empresa que capacita, uno siempre tiene que estar encima del proceso, velando por que cada capacitación sea de la mejor manera posible.
Empresa-escuela
La capacitación es muy beneficiosa e imprescindible. Solo de esa forma se logra contar con una base de clientes que pueda implementar su sistema eficazmente y que esté cada vez más capacitada. Para que puedan administrar el sistema por sí solos y requieran del soporte y la consultoría solo en temas complejos.
Si tenemos un buen uso de lo básico, los clientes podrán crecer cada vez más y proponer diferentes desarrollos personalizados por iniciativa propia. Ese desafío a crecer, hace al crecimiento de sus organizaciones.
Es por eso que invertir tiempo, recursos y equipos en desarrollar contenidos, en dar clases, siempre va a ser beneficioso. Sumado a que, internamente, es muy ventajoso que una empresa cuente con personas que sepan capacitar a otras. De ahí que, desde Finnegans, trabajamos y seguiremos trabajando por ser una empresa escuela.