Fundada en 2013, Insumos Magna es una pyme importadora de artículos de impresión. Dialogamos con Juan Manuel Marcos, Gerente Administrativo de la empresa, quien se refirió a los beneficios que obtuvo Magna a partir de la implementación de Finnegans. Además, destacó la importancia de contar con un e-learning práctico y efectivo.
Durante 2019 optaron por implementar Finnegans. ¿Cómo fue el camino que derivó en tomar esa decisión?
En ese entonces teníamos un sistema contable. Con el aval de los dueños de la empresa, solicité actualizar la organización a partir de implementar un sistema ERP. Sentimos la necesidad de este cambio porque era fundamental poder facilitar tanto el acceso a la información como su posterior análisis. El sistema que se usaba no permitía esto. Por eso estábamos tomando decisiones tardías. Necesitábamos agilizar la toma de decisiones.
La evolución de la empresa los llevó a digitalizarse. ¿En qué sector sintieron que era más notoria la necesidad de un software de gestión?
En la parte de compras y ventas, que es fundamental. El tema del stock. Para nosotros esos dos puntos fueron neurálgicos en el cambio a Finnegans. Pasamos a controlar cosas que antes la empresa no controlaba. Magna empezó de una manera pero cuando evolucionás, tenés que ir mutando evidentemente porque sino te quedás en el tiempo y perdés control de cosas sumamente importantes y muy delicadas, como el stock. Hay pequeños errores que a veces afectan la relación con los clientes. Hay cuestiones que tenés que seguir bien de cerca. En ese sentido, el sistema nos ayudó muchísimo en lo que refiere a la parte de ventas y compras.
“Sentimos la necesidad de este cambio porque era fundamental poder facilitar tanto el acceso a la información como su posterior análisis”.
En esa búsqueda de incorporar un sistema de gestión seguramente evaluaron distintas opciones. ¿Por qué se inclinaron por Finnegans?
Había cuatro sistemas, también en la nube. Todos presentaron su oferta de sistema. Vale mencionar que anteriormente, en otra empresa en la que trabajé, participé de la implementación de Finnegans. En ese momento conocí el sistema y tuve trato con Gustavo González, con quien formé parte de la puesta en marcha del ERP. A partir de ese vínculo con Gustavo contacté a SPro Consultora. Él vino a la empresa, presentó Finnegans de una manera hiper profesional, dando respuesta a todas las dudas de los dueños de la organización. Obviamente que, entre todas las opciones a un costo similar, mi elección era siempre Finnegans. No solo porque lo conocía y para mí iba a ser mucho más fácil la implementación, sino porque sé de las capacidades del sistema, que tiene un potencial enorme y es muy amigable. Aquella experiencia que tuvimos con Finnegans en la otra empresa me convenció de que era el ERP que necesitábamos para Insumos Magna. Luego de tomar la decisión, esto se confirmó: con Finnegans, utilizando la misma estructura que teníamos en la empresa, toda la carga de la información pasa a ser útil. Así, a partir de una base de datos gigante y bien configurada, es fácil hacer un sistema de reporting que te permita tomar decisiones con rapidez y te dé la posibilidad de ver la evolución de ventas o la forma en que se mueven algunos productos. Por otro lado, en lo que se refiere a la parte contable, también es todo mucho más simple. Está todo en el sistema por lo que los procesos son mucho más rápidos. Así lo administrativo fluye muchísimo más. Podés tener diferentes tipos de procesos de venta. El sistema es muy amigable, te permite muchas alternativas.
En lo que respecta a la puesta en marcha del sistema, ¿cómo fue el proceso de implementación a cargo de Spro?
La verdad es que teníamos gente que no usaba sistemas de este tipo. Nunca habían utilizado un sistema en la nube. La modalidad anterior era muy rústica, con planillas de cálculo. Pero contamos con una excelente capacitadora, con mucha disponibilidad y siempre abierta a las consultas. Eso hizo que todo fuera muy rápido. La realidad es que hubo un acceso muy ágil y muy fluido con la capacitadora, entonces en poco tiempo el sistema estaba funcionando. Se implementó en octubre de 2019 y el balance de ese año lo cerramos con Finnegans con dos meses: en febrero estaba cerrado impecablemente. Eso no sucedía habitualmente con el otro sistema: era todo manual, era antiguo. Sin dudas, la capacitación fue muy buena.
¿Cuáles son los KPI más importantes que revisan periódicamente para analizar que la empresa marche bien?
Hay márgenes de costos. Nosotros manejamos los artículos por alta rotación o baja rotación. Esos puntos habitualmente son los que miramos más detenidamente. Además, llevamos un control bastante exhaustivo de los gastos de la empresa porque una Pyme no se puede dar muchos lujos hoy en día. Entonces seguimos bastante de cerca el tema gastos. Los costos de importación es algo que monitoreamos mucho porque afectan en gran medida a la rentabilidad de la empresa. Seguimos muy de cerca el tema costos y precios de artículos, casi diariamente.
¿Pensás que pueden seguir digitalizando el negocio en el futuro inmediato? De ser así, ¿cuál sería el próximo paso?
Sí. Creo que el área de ventas, con su módulo, es muy interesante y es un área que queremos que pase a ser la próxima a digitalizar. También la logística, el tema de armado de pedidos con códigos de barras sería uno de los puntos clave. Creo que es a lo que debemos apuntar como próximo objetivo porque tendríamos mucho más control del que tenemos sobre el stock.
La incorporación de Finnegans les permitió dar un salto de calidad. ¿Qué indicadores palpables mejoraron en la empresa a partir de la implementación del sistema?
En primer lugar los cierres. Nosotros cerramos mensualmente el balance y lo analiza el contador externo. Hemos bajado en siete días el cierre de balance, desde que tenemos Finnegans. Hoy en día el cierre mensual se obtiene en tres o cuatro días. Antes no bajábamos de diez u once días. Al ser todo mucho más ágil, el proceso se hace más simple. Eso para nosotros fue un cambio muy importante. A partir de contar con un fácil acceso a la información y un análisis simplificado, se mejoró mucho en la optimización de las compras. De esta forma, no tenemos faltantes. Durante mucho tiempo teníamos “baches” de ciertos productos. Es fundamental poder analizar la curva de consumos con tres meses de anticipación. Si no tenés esa información de forma correcta, se hace complicado. Ahora con Finnegans es todo mucho más simple de obtener: hacemos la revisión de compras semanales y hace rato que venimos sin ningún tipo de sobresalto. Eso nos llevó a que cumplamos nuestro objetivo de ventas de hace un año a esta parte y lo hemos superado inclusive ampliamente, porque no hemos tenido grandes faltantes de stock. Haber logrado una estabilidad en las compras anticipadas nos llevó a nosotros a estabilizar las ventas y cumplir los objetivos de manera holgada.
Sabemos que todo cambio puede enfrentar cierta resistencia por parte del staff. ¿Cómo fue la adaptación del equipo de trabajo al emprender este proceso de digitalización?
Sin mayores dificultades. El sistema es muy amigable, entonces no hizo falta una gran capacitación. El e-learning de Finnegans es muy práctico, está muy bien hecho.
“Haber logrado una estabilidad en las compras anticipadas nos llevó a nosotros a estabilizar las ventas y cumplir los objetivos de manera holgada”.
¿Cuán importante consideras que es un ERP para digitalizar una pyme como la de ustedes?
Me parece que es fundamental. Obviamente que hay que ponerse en los zapatos de quien tiene que tomar decisiones y afrontar un costo. Tal vez de entrada es un costo alto o importante pero luego, mensualmente, por lo que brinda el sistema, no tiene un alto impacto. Hoy en día las pymes y todas las empresas tienen que tender a digitalizarse. En nuestro caso, aún tenemos mucho por seguir sumando. Podemos seguir evolucionando en pequeños sectores de la empresa que nos van ayudar muchísimo y creo que esa es la forma de sentar las bases para seguir creciendo como empresa. El sistema te da muchas opciones, es muy completo. La relación costo-beneficio es mucho más alta del lado del beneficio, sin dudas.
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