En la era digital, la implementación de un nuevo software de gestión se ha convertido en una prioridad para muchas empresas que buscan optimizar sus procesos y aumentar su eficiencia. Sin embargo, esta tarea puede ser desafiante aún trabajando en una empresa implementadora.

En una entrevista con Jésica Agis, Gerente en administración de Finnegans, exploramos los aspectos clave para lograr una implementación exitosa. Luego de doce años de experiencia implementando y trabajando para implementadores de software de gestión, ha llegado a sistematizar qué hay que tener en cuenta para iniciar la migración, cuáles son los retos de estos procesos y cómo hacerles frente.

El alcance: el puntapié inicial para el éxito en implementación de software de gestión.

Según Jésica, el elemento crucial para implementar un nuevo software es tener una buena definición del alcance. Los sistemas de gestión tienen múltiples incidencias e interfaces, por lo que una definición clara y precisa del alcance se convierte en el punto de partida necesario.

Hay algunas preguntas básicas que deberías hacerte para definir el alcance:

-¿En qué área necesito implementar cambios?

-¿Cuáles son mis necesidades y prioridades?

-¿Es una transformación que impactará en ese único sector o será transversal?

-¿Necesito informar a otros referentes de equipo?

-¿Cuáles son mis expectativas en cuanto a los beneficios?

-¿En cuánto tiempo quiero implementarlo? ¿Se ajustan mis expectativas con la realidad?

Muchas veces uno expresa su deseo de cambiar su sistema administrativo, por ejemplo, sin considerar los impactos en ventas u otras áreas de la organización. Un análisis deficiente desde el principio puede conducir al fracaso, independientemente del tamaño de la empresa.

Una visión completa: conciencia de proyecto en la implementación del software de gestión.

Jésica destaca, además, la importancia de tener siempre presente que la implementación de un ERP es un proyecto que requiere una planificación cuidadosa y una gestión eficiente.

Esto implica considerar aspectos como:

-La asignación de recursos humanos y financieros.

-El establecer metas claras y alcanzables.

-Definir roles y responsabilidades.

-Contar con un cronograma bien definido.

En lo que respecta a su trabajo diario, resalta que ver una implementación con estos ojos, le facilita los procesos. Porque trabajar en una empresa como Finnegans, no representa las ventajas que uno puede imaginarse y es necesario saber sistematizar las metas y las formas para alcanzarlas. En esta linea, el éxito tampoco se logra sin un equipo de profesionales trabajando en conjunto.

Qué significa conformar un buen equipo de implementación.

Luego de definir el alcance y sistematizar los pasos del proyecto, la conformación de un equipo sólido y comprometido es esencial para llevar a cabo una implementación exitosa.

Podríamos hablar de la necesidad de contar con un equipo comprometido, que esté en los detalles del proyecto y tenga bien definidas sus tareas.

Pero Jésica cree que lo esencial de un buen equipo son los roles bien definidos, el conocer qué lugar le corresponde a cada persona involucrada. Hace hincapié en que son los referentes de equipo los que actúan como un nexo con los líderes y a los que hay que escuchar más.

Son las personas que están mas en contacto con los procesos quienes saben qué se debe revisar, mejorar o incluir.

Esto permite una buena presentación interna de las necesidades y los problemas, para que sea más fácil tomar decisiones en los rangos mayores.

Lo que hay que evitar: las consecuencias de no realizar las pruebas correctas.

Jésica refuerza algo que la mayoría de las empresas que implementan un sistema de gestión pasan por alto y en lo que la misma Finnegans tiene que ser constante y disciplinada: realizar pruebas y testeos antes de la implementación.

Muchas veces se realizan pruebas a pequeña escala o sin la guía de un experto, y eso no brinda una imagen precisa de cómo funcionará el software en la realidad.

El volumen de datos tiene que ser el real y, además, es esencial la presencia de un referente que entienda los tiempos y procesos internos.

A lo largo de la charla es recurrente que Jesi mencione a los referentes como partes cruciales del engranaje. Tanto referentes de equipo como de procesos.

Siempre debe haber personas especializadas en procesos específicos, que sepan cómo solucionar problemas puntuales, que tengan la capacidad de corroborar que cosas como las pruebas y los testeos salgan bien.

Los beneficios de una buena implementación: la trazabilidad y el termómetro de situación.

La mayoría de las veces, la necesidad de implementar un nuevo software surge cuando el trabajo manual genera demoras en la obtención de información.

En este sentido, Jésica ha evidenciado ciertas formas que ralentizan el trabajo: “hay una adicción al excel. Pensamos que el excel es la vida pero muchas veces no te soluciona las cosas. Si yo inserto un dato no te lo traza”.

Tener la información en línea y poder trazarla es invaluable. Aunque las hojas de cálculo pueden ser útiles para generar informes básicos, contar con un sistema en línea ofrece un nivel superior de trazabilidad y eficiencia. Y ese es el gran beneficio de un sistema ERP.

Para Jésica, la trazabilidad es fundamental en la implementación. Además, destaca la importancia de poder visualizar estadios de proyectos o situaciones dentro del sistema. Proporciona un mayor control y valor en la gestión administrativa.

Un ERP extensible y parametrizable.

Contar con campos personalizables y opciones de distinción, permite refinar la información y evitar que se convierta en una simple acumulación de datos.

Los sistemas ERP ofrecen una amplia gama de funciones, desde la gestión de clientes hasta el registro de contactos. La capacidad de extensión y alcance de estos sistemas y la personalización de los estadios es esencial para adaptar el software a las necesidades específicas de cada empresa.

Todo esto, concluye en un “termómetro de situación” al alcance de la mano. Con cada proceso digitalizado, se afilan los procedimientos y se acortan los tiempos, lo que conduce a una visibilidad integral de los datos. La información se vuelve más accesible y se pueden tomar decisiones más rápidas y precisas.

La capacidad de personalizar paneles de control y tableros de mando permite a las empresas tener una visión clara de su estado actual y reaccionar rápidamente ante cualquier desviación.