Con más de 10 años de trayectoria, Akai Energy es una empresa dedicada a la elaboración de productos de iluminación con tecnología LED. Cuenta con una planta de 5.000 metros cuadrados, ubicada en el polo industrial de Ezeiza. Dialogamos con Luciano Fernández, Gerente Comercial de la empresa, y María Emilia Fernández, Gerente de Compras en el extranjero. Ambos destacaron la importancia de contar con un sistema ampliamente customizable. Además, valoraron la simplicidad de la generación de reportes para posibilitar un análisis más profundo de la información y una optimización de la planificación.
En plena pandemia tomaron la decisión de cambiar de software de gestión. ¿Cómo fue ese proceso de transición?
L. F.: La búsqueda de un nuevo sistema empezó en agosto de 2020. Tuvimos entrevistas con tres o cuatro proveedores de software. En ese momento contratamos un asesor externo para que nos oriente para encontrar un ERP que realmente se adecúe a las necesidades de una PyME en la Argentina. En septiembre de aquel año tomamos la decisión de comenzar con reuniones y diferentes acciones para ir ajustando Finnegans a las necesidades de nuestra empresa. Ya en el mes de noviembre empezamos con todos los maestros de información para empezar a trasladarnos a Finnegans.
M. E. F.: La realidad es que Finnegans nos ayudó mucho, sobre todo gracias al hecho de poder ingresar desde cualquier lugar. Eso era fundamental para nosotros porque los dos viajamos mucho por trabajo. Contar con un sistema cloud era muy importante.
¿Cuáles fueron las razones por las que tomaron la decisión de cambiar de sistema ERP?
L. F.: Con el sistema anterior era todo muy lento. Los reportes no eran gráficos: a la hora de extraer la información, teníamos que generar nuestros propios gráficos para poder interpretar ese reporte. Además los reportes eran inconclusos, la información no era certera.
M. E. F.: Era un sistema muy básico y era muy difícil adecuarlo a las necesidades de la empresa. Cada cambio que requeríamos o no se podía hacer o demoraba muchísimo en hacerse. Con Finnegans, en cambio, nosotros mandamos un mail planteando una necesidad con respecto a una determinada funcionalidad y nos dicen cuántas horas de trabajo son y el cambio se hace. En ese sentido, Finnegans tiene como punto de partida un sistema estándar que brinda la posibilidad de adecuarse a las necesidades de cada empresa.
Haciendo un balance del cambio del software de gestión, ¿qué aportes le brindó a la empresa la implementación de Finnegans?
L. F.: Creo que el cambio es parte del crecimiento. Cuando uno se propone crecer, lo más enriquecedor son los datos y el análisis de datos con Finnegans es muy sencillo. Hoy el sistema nos ahorra tiempo. Generar un reporte es algo muy sencillo. Ya ir pre-guardándote los formatos de todos los reportes que necesitás hace que la información sea fluida. Vos podés sacar la información de la hora, del día, de la semana, del mes, del año o del período del año que vos quieras. Entonces, lo que nos permitió Finnegans es disponer de esa información para lograr un análisis más profundo, más que nada en la cadena de abastecimiento. Además, en la parte comercial también nos posibilitó generar proyecciones y de esa manera estar mucho más sólidos al momento de planificar el año.
Volviendo a aquel 2020 que significó un punto de inflexión, ¿en qué sector sintieron que era más notoria la necesidad de un sistema nuevo?
M. E. F.: En un primer momento, en el procesamiento de los pedidos de venta. Con el sistema anterior veíamos que era muy manual todo. Ahora, con Finnegans, hacemos tres o cuatro clics y tenemos un pedido de venta con una factura, con un remito. Antes era un proceso mucho más largo. Posteriormente, con otros objetivos, fuimos viendo que Finnegans también nos permitía ir cambiando otros procesos que se podían hacer de una manera mucho más sencilla.
La selección de un ERP conlleva la evaluación de un análisis comparativo de las diferentes alternativas del mercado. ¿Qué factores los llevaron a elegir Finnegans?
L. F.: Seguimos la sugerencia de nuestro asesor. Lo mejor de Finnegans en comparación a sus competidores tuvo que ver con el hecho de que la customización del sistema es infinita.
M. E. F.: Los otros sistemas eran más difíciles de adecuar a las necesidades de nuestra empresa. En esos casos, normalmente la empresa se tiene que adecuar a lo que brinda el sistema.
A la hora de medir y analizar la marcha de la empresa, ¿cuáles son los KPI más importantes que revisan periódicamente?
L. F.: Son varios: ventas mensuales, tanto en importe como en cantidades; ventas por provincia, también tanto de importe como por cantidad. La rentabilidad por distintos períodos es otra variable que seguimos de cerca. Otro dato al que ahora le estamos prestando mucha atención es el tiempo de proceso de un pedido.
A casi tres años de incorporar Finnegans, ¿qué indicadores palpables mejoraron en la empresa a partir de la implementación del sistema?
M. E. F.: Principalmente la trazabilidad de la venta, desde que se inicia el proceso hasta que se entrega el producto. También la parte de pagos, las cuentas corrientes. En el otro sistema era un caos porque era algo antiguo. Ahora es un proceso muy sencillo que nos ahorró mucho tiempo.
L. F.: Otro aspecto que nos ahorró mucho tiempo es el hecho de que el sistema sea multimoneda. Hoy, por situaciones de la Argentina, estamos facturando todo en moneda extranjera, a tipo de cambio oficial. Con Finnegans es muy sencillo, incluso, calcular una nota de débito. Antes eso era un proceso manual, era una cuenta que había que hacer.
Comúnmente, todo cambio enfrenta cierta resistencia por parte del staff. ¿Qué recepción encontraron en el equipo de trabajo al empezar esta nueva etapa organizacional?
L. F.: Es normal que exista cierta resistencia al cambio. En ese sentido puede influir la variable de la edad: la gente un poco más grande te frena más el cambio y la gente más joven es más abierta porque ve los beneficios que le puede traer ese cambio. Pero, por suerte, los que se subieron a “la ola”, no se bajaron más. Están todos contentos.
En función del camino recorrido, ¿cuán importante crees que es un software de gestión para digitalizar una empresa como Akai Energy?
M. E. F.: Es fundamental. Nos ha ayudado a crecer. Sin tener el sistema creo que hubiera sido muy difícil poder crecer de la manera en que lo hicimos en los últimos tres años.
L. F.: Creo que el crecimiento se debe al beneficio del sistema en un 60%. En base al sistema, considero que el otro 40% viene con la planificación. La principal herramienta fue el sistema que nos permitió hacer una planificación muy buena.
También te puede interesar El valor de un sistema integral para lograr la trazabilidad del proceso productivo