Fundada en 2010, Germinar es una empresa uruguaya que se dedica a la producción, procesamiento y comercialización de semillas. Cuenta con un área de producción cercana a las 1.500 hectáreas. Dialogamos con Guillermo Iúdica, Director de Administración y Finanzas de la empresa, y Santiago Gutiérrez Aguiar, Director de Producción. Ambos destacaron la importancia de contar con un sistema de gestión que permita integrar la fase operativa con la contable. Además, resaltaron el acompañamiento brindado por SPro Consultora en el proceso de implementación.
En 2021 Germinar optó por incorporar un ERP y decidieron implementar Finnegans. ¿Cuáles fueron las necesidades por las que tomaron la determinación de incorporar un software de gestión?
S. G.: Finnegans está verticalizado desde la siembra hasta la salida de las semillas de la planta, en el despacho de venta. Nosotros lo que queríamos justamente era tener la trazabilidad del proceso en el sistema. O sea, que no se pierda ninguna información. Iniciamos la implementación hace poco más de un año. Después de las capacitaciones y la puesta en marcha del sistema, ya somos hábiles en el manejo del software. De todas formas, Finnegans tiene muchísimas funcionalidades, por lo tanto seguimos aprendiendo. Ya hicimos todo el circuito productivo, desde las siembras y las sementeras, pasando por la cosecha, hasta el envío a planta, en donde se inicia el proceso de manufactura para luego obtener las semillas etiquetadas y certificadas. Dicha certificación es obligatoria para la mayoría de las especies y requiere de la convalidación de todos los análisis correspondientes que exige el Estado uruguayo. Por lo tanto, a nosotros nos genera mucho valor poder disponer de toda la información para poder convalidarla y demostrarla a partir de tener todos los datos online. La posibilidad de contar con una base de datos “amigable” facilita el análisis de la información. Además, el sistema permite tener un mayor control de las diferentes variables. Lo positivo es que el input inicial que surge en el campo va a desencadenar después toda la trazabilidad del lote. De esta forma, tenemos seguridad respecto a la exactitud de la información durante la trazabilidad del lote debido a que ya está todo preestablecido. Por otro lado, a nivel productivo, Finnegans posibilita un riguroso control de insumos y de labores. Gracias al sistema, evitás dobles facturaciones y sabés si te quieren cobrar de más. A su vez, el software te permite llevar el control de stock muy al día. Con planillas de cálculo, esto antes era obviamente imposible. Actualmente nuestro control de inventarios es fantástico. Con un margen de error bajísimo, uno sabe realmente qué stocks tiene en el momento.
Lógicamente, la evolución de la empresa los llevó a avanzar en el camino de la digitalización. ¿En qué sector sintieron que fue más notoria la necesidad de esta modernización?
S.G.: En el área de agricultura, para nosotros era fundamental poder integrar la parte operativa con la parte contable, para contabilizar facturas o cuentas corrientes. Por otro lado, con Finnegans podemos tener al día, inmediatamente, las cuentas corrientes de los proveedores y de los contratistas, con la posibilidad de hacer chequeos semanalmente. Antes eso era imposible: actualizar la información te llevaba toda la mañana. Ahora yo no tengo que recurrir a nadie para acceder a esa información. Simplemente la encuentro disponible en Finnegans. En este sentido, para nosotros fue una gran solución el hecho de que la parte operativa esté mucho más cerca de la parte contable y, por ende, del área financiera. Personalmente, el sistema me ayudó mucho en lo relativo a la gestión operativa-comercial con los proveedores y contratistas.
G. I.: Necesitábamos tener la información integrada, dado que nosotros verticalizamos el negocio. Con ese punto de partida, la idea es escalar. Nuestros planes apuntan a que, dentro de dos años, lleguemos a tener tres veces la superficie que teníamos en 2020. Necesitábamos un ERP con la definición de ERP, que es end to end. De esta forma, logramos tener mucho mejor control de la gestión. Sin avanzar en la digitalización de la empresa, iba a ser imposible.
En la búsqueda de incorporar un sistema de gestión, seguramente realizaron un análisis comparativo de las diferentes alternativas. ¿Por qué optaron por Finnegans?
S.G.: Tuvimos dos o tres presentaciones para conocer el software. Rápidamente nos dimos cuenta de que el sistema era lo que queríamos. Y fue tal cual así. Finnegans brinda una enorme cantidad de funcionalidades. Obviamente, hace falta dedicar tiempo para el aprendizaje, con el fin de hacer un óptimo uso del sistema. Hoy en día estamos en una curva de maximización del software. Toda la parte de reporting, que era otro factor que necesitábamos, es fundamental. La ventaja que tiene Finnegans es que vos tenés toda la información al día, discriminada chacra por chacra. Eso a nivel producción, en el mercado uruguayo, no es nada habitual. Son muy pocos los productores que tienen un software al nivel de Finnegans. Fácilmente, obtenemos los reportes de avance de las chacras. Comparamos mucho lo planificado contra lo ejecutado y vamos viendo desvíos. También le brindamos toda esa información a productores asociados a nuestro negocio, quienes producen semillas bajo nuestro “know how”, con nuestro seguimiento. Les pasamos la planificación con todo el modelo y el margen bruto que tendrían. Posteriormente, vamos haciendo mes a mes la comparación entre lo planificado y lo ejecutado, llevando un seguimiento detallado.
G.I.: Para cumplir con la regulación, tenemos que hacer un seguimiento de la semilla desde la chacra hasta la bolsa de 25 kilos que le entregamos al cliente. Todo ese proceso en Uruguay está reglamentado. Se debe seguir un protocolo estricto, el cual posibilita la certificación de distintas categorías. En algunos casos, son las certificaciones que se requieren para exportar a Europa. Para esto, es fundamental un sistema que permita hacer un seguimiento de todo el proceso productivo, desde la siembra hasta el empaque. Todo ese proceso es seguido, desde el punto de vista contable, en Finnegans, complementandose con la parte técnica. Por eso decidimos optar por Finnegans, porque es un sistema totalmente integral.
A partir de la incorporación del sistema, ¿qué beneficios obtuvieron con Finnegans a nivel organizativo?
G.I.: Además de la posibilidad de tener toda la información integrada, estamos usando mucho Finnegans para reemplazar papeles. En cuanto a la digitalización en la parte administrativa, el sistema nos ayuda muchísimo. Ya agregamos una funcionalidad que ofrece Finnegans en Uruguay, que es la E-factura, que es equivalente al sistema de facturación que tiene AFIP en la Argentina. Aquí eso se proveé privadamente. Está regulado por la DGI (Dirección General Impositiva) y Finnegans ya tiene la interface con Biller, proveedor con el cual tiene un acuerdo. Entonces facturamos directamente y eso para nosotros también es otro paso importante porque nos evitamos tener que salir de un sistema y entrar a otro para facturar. Ahora, desde Finnegans, podemos facturar directamente y obtenemos la factura que la regulación requiere, que va al sistema de la DGI. La gente de Spro nos hizo la interface y Finnegans le da la información directamente a Biller. De esta forma, no necesitamos tener libreta de facturas ni nada de eso. Todo eso fue un paso importante en la digitalización.
S. G.: Todavía estamos en una fase de aprendizaje. Somos una empresa chica que viene creciendo y parte de este crecimiento tiene que ver con la digitalización de toda la información, como un objetivo grande para nosotros. Estamos muy contentos con el aprendizaje de la carga de la información, pudiendo tener todo el ejercicio cerrado desde que arranca hasta que termina. Ahora estamos empezando a crecer en la segunda instancia de nuestros objetivos con Finnegans, que tiene que ver con el análisis de la información. Gracias al software, actualmente contamos con información económica al día.
La implementación de Germinar fue llevada a cabo por SPro Consultora, Partner Platino + de Finnegans. ¿Cómo fue el trabajo con ellos?
G.I.: Muy bueno. Cuentan con una amplia experiencia en implementaciones y nos guiaron en todo el proceso. La incorporación de un ERP implicó cambios en nuestra organización y cambios en los perfiles de los recursos humanos. Finnegans mediante, la tarea administrativa tiene un grado de desarrollo distinto, que antes no tenía. Todo eso también hubo que ajustarlo y nos llevó tiempo hacerlo. Todas las compañías que crecen necesitan una gestión ordenada y la piedra fundamental para eso es el sistema sobre el cual se organiza toda la información.
S. G.: Venimos bien. La gente de soporte siempre nos está dando una mano para despejar dudas. Creo que el feedback es muy positivo, con mucho crecimiento por delante.
Teniendo en cuenta las especificidades del mercado uruguayo, ¿cómo responde el sistema a esas particularidades locales?
G.I.: En ese sentido el sistema es bastante flexible y se adapta bien. En lo que respecta a reportes e información contable relativa a impuestos, no tenemos ningún problema. Finnegans está preparado para lidiar con el sistema impositivo argentino, que es mucho más complejo que el uruguayo, con lo cual los requerimientos locales son muchísimo más fáciles de manejar.
Haciendo una evaluación de los cambios generados a partir de la transformación digital de la empresa, ¿cuán importante creen que es un ERP para acompañar el crecimiento de una compañía como Germinar?
G. I.: Es fundamental. El ERP impacta mucho por la integración de la información y la consistencia que se logra por esa integración. Eso es imposible conseguirlo con planillas de cálculo porque siempre hay un error y tenés que retroceder y revisar lo que hiciste o dejaste de hacer. Esto se evita con un software integrado como Finnegans.
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